5 tips for å håndtere konflikter på arbeidsplassen

Uenigheter og friksjoner er en naturlig del av arbeidslivet. Sunne uenigheter skaper utvikling, mens usunne konflikter er verken bra for enkeltmenneskene eller bedriften. Når flere mennesker kommer sammen på en arbeidsplass har alle med seg forskjellig bidrag inn i arbeidsmiljøet. Om dette er personlighet, erfaringer eller preferanser, kommer vi ikke unna at dette kan være kilde til uoverensstemmelser på jobben. Når vi bruker ordet konflikt så mener vi en spenning som har vart noe over tid, ikke en enkeltstående høylytt diskusjon eller utblåsning. Ordet konflikt betyr å «støte sammen», og dersom vi aldri støter sammen, mister vi muligheten for diskusjon, utvikling og vekst på en arbeidsplass. Problemene oppstår derimot når konflikter som ikke blir løst fører til forsuring av arbeidsmiljøet og polarisering mellom kolleger, noe som kan føre til sykefravær og økte kostnader for bedriften.

Ifølge Statens Arbeidsmiljøinstitutt har 28 prosent av alle ansatte oppgitt at de ofte eller av og til er involvert i ubehagelige konflikter på arbeidsplassen (2019).

Arbeidsmiljøloven stiller krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, både fysisk og psykisk. Arbeidsgiver plikter å legge til rette for et godt ytringsklima i bedriften og bør sammen med de ansatte ivareta og utvikle sitt eget arbeidsmiljø (Arbeidsmiljøloven, §1).

Hvordan skal man håndtere konflikter på arbeidsplassen? Dette er et typisk lederansvar, men mange ledere vet ikke hvordan de skal ta tak i problemene. Men en ting er i hvert fall sikkert – det nytter ikke å stikke hodet i sanden og håpe at det går over av seg selv. Som leder har du et arbeidsgiveransvar, og med dette følger en plikt til å undersøke arbeidsmiljøet eller konflikten. Det er også din plikt å sikre at alle ansatte medvirker aktivt for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø.

5 tips for hvordan ta tak i konflikter på arbeidsplassen:

Tenk forebyggende og ta grep tidlig! Du kan starte med å jobbe forbyggende! Ved å jobbe aktivt med arbeidsmiljøet sikrer du at arbeidet er best mulig organisert for flest mulig. Et godt arbeidsmiljø og en god arbeidsorganisering er svært beskyttende mot gnisninger. Ved å ha god kjennskap til også det psykososiale arbeidsmiljøet, så vil du kunne identifisere mulige spenninger og konfliktpunkter og forhindre at det utvikler seg i negativ retning .Dersom du som leder derimot får nyss om at det er konflikter blant dine ansatte og kolleger, er det essensielt at du tar tak for fort som mulig. Finn ut hva konflikten handler om. De fleste konflikter på arbeidsplassen kan kategoriseres i fire typer konflikter:
1. Instrumentelle konflikter handler ofte om mål, midler, prosedyrer og metoder
2. Interessekonflikter handler ofte om fordeling av begrensede ressurser, f.eks. penger, tid, plass og materielle goder
3. Verdikonflikter handler ofte om personlige eller kulturelle verdier man vil sloss for
4. Personlige konflikter handler ofte om at folk kommer på kant med hverandre, om identitet, selvrespekt og avvisning
Det er ikke alltid mulig at partene i en konflikt kan bli venner eller at du som leder klarer å løse konflikten. Din rolle blir å hjelpe partene å komme frem til en løsning de kan leve med, samtidig som relasjonen mellom partene må jobbes med. Det blir viktig å finne et felles mål som partene kan være enige om og å legge en plan for hvordan partene kan komme dit. Det er viktig at man klarer å skille person og sak.
Søk hjelp. Dersom du ikke føler at du har kompetanse eller kjenner deg utrygg på hvordan du skal håndtere konflikten, kan det være lurt å få hjelp fra andre som har kompetanse i konflikthåndtering. Det å trekke inn en objektiv tredjepart vil ofte lette prosessen. Dette kan være bedriftshelsetjenesten, HR, advokater eller andre med kompetanse.
Ha gode rutiner som er kjent for alle i bedriften for hvordan konflikter eller uenigheter skal håndteres. Lag tydelige retningslinjer som dere snakker om i fredstid. Retningslinjen bør inneholde hvem de ansatte skal rapportere til, hvem som skal håndtere saken, rolleavklaringer og forventninger, krav til dokumentasjon, oppfølging og tiltak. Dette kan skape lav terskel for å rapportere uenigheter, slik at de ikke får sjans til å utvikle seg i negativ retning.
Skap en god kultur for kommunikasjon, forståelse og åpenhet. Legg til rette for forum der de ansatte kan ta opp saker som det er uenighet om, der dere kan lytte til hverandres synspunkter med respekt. Verneombud eller tillitsvalgt kan også ha en viktig rolle i dette arbeidet. På denne måten kan dere skape sunne diskusjoner som kan bidra til utvikling og vekst, istedenfor konflikter. Samtidig ansvarliggjør du de ansatte med at de faktisk har en plikt til å medvirke inn i arbeidsmiljøet, og at deres bidrag (på godt og vondt) har mye å si for alt som er felles.

Forhåpentligvis vil disse tipsene gjøre deg som leder litt bedre rustet til å håndtere konflikter i arbeidsmiljøet. Bli kjent med dine ansatte og vis at du bryr deg og engasjerer deg i saker som er viktige for dem. Det er ditt ansvar å hjelpe til med å finne en løsning, og hvis du er usikker, be om hjelp tidlig i prosessen.

Lykke til!

Trenger du hjelp eller ønsker å ta en prat om hvordan vi i bedriftshelsetjenesten kan bistå. Ta kontakt med Cecilie for en uforpliktende prat.

Psykolog Karianne og HR-rådgiver Cecilie bistår i konflikter.

Link til følgende blogger: