Her finner du informasjon om hva som er lurt å tenke på og planlegge dersom du skal gjennomføre samtaler med medarbeidere. Dersom du skal gjennomføre viktige samtaler så vil disse rådene kunne sikre så gode rammer som mulig for begge parter.
Nb: Dersom det er uakseptabel oppførsel/utilbørlig atferd fra en ansatt i en enkelthendelse vil det være naturlig å ta samtalen rett etter hendelse, og da vil det også være mindre tid til forberedelse. Prioriter allikevel noen minutter til å forberede deg og planlegge.
- Innkalling og planlegging. Ta deg tid til forberedelser. Ikke kom uforberedt til samtalen. Bruk disse punktene i planleggingen:
- Innkall til samtalen i god tid (men ikke for lenge i forveien) og velg et gunstig tidspunkt (tidlig eller sent på dagen avgjøres etter hva som er best hos dere og omfanget/alvorlighetsgrad). Prøv å unngå rett før/dagen etter helg eller rett før/dagen etter ferie.
- Gi en kort og oppriktig pekepinn på tema og årsak for samtalen i innkalling, unngå misforståelser.
- Finn et egnet sted for samtalen. Sikre at dere ikke forstyrres eller at noen kommer inn. Beregn god nok tid for samtalen.
- Hva vil du oppnå med samtalen? Hva er hensikten? Skriv ned.
- Sjekk nødvendig lovverk før du tar møte. Søk råd om du er usikker.
- Vær tydelig på saken. Dersom det er noe vanskelig du skal ta opp, så kan du gjerne være ærlig på at dette er vanskelig. Det viser menneskelighet, og åpenhet skaper ofte tillitt og trygghet. Dette vil igjen kunne sikre at du får åpenhet og ærlighet tilbake.
Du kan gjerne bemerke positive egenskaper og styrker hos medarbeideren, men forsøk å unngå å ta opp mange andre temaer enn det som er hovedtema. Vær lyttende og still åpne spørsmål. Vær forberedt på motstand og forklaringer, det er naturlige reaksjoner. Viktig at den ansatte føler seg hørt, selv om dere ikke er enig. Hold det tydelig, rent og ryddig, så det ikke blir rom for usikkerhet i etterkant om hva samtalen egentlig handlet om. Oppsummer saken på slutten av samtalen og sikre deg at medarbeider har fått med seg det viktigste. Understrek hvis det er noe du selv opplever uklart i saken.
- Er det spesielle hendelser i den ansattes liv eller annen belastning som er vanskelig? Vær empatisk og undrende. Du skal ansvarliggjøre den ansatte og fremheve dens plikt til medvirkning, men vær også bevisst ditt ansvar for å bistå og tilrettelegge for at forbedringer kan skje.
- Dokumenter samtalen, men unngå å sitte foran pc under samtalen. Du bør ha en mal og et godt system for dokumentasjon. Den ansatte skal få komme med kommentarer til referat, og referat skal signeres av begge. Husk også å lage avtale om oppfølgingssamtale med godt avklarte tiltak og forventninger før denne.
Husk at det er bedre å ta opp en sak/hendelse med en gang. Det kan bli vondt verre om du utsetter og unngår. Det er lettere å få en avklaring og en endring av situasjonen desto tidligere man tar tak i det vanskelige.
Nettkurs – Den vanskelige samtalen på jobb – 16. februar, kl. 08.30-10.00.
- Dette kurset passer for Ledere, mellomledere, tillitsvalgte og verneombud som må ta viktige samtaler som kan oppleves som Ofte ser vi at disse samtalene blir utsatt eller unngått – hvorfor blir det slik?
- Du vil få kunnskap om normalpsykologien som preger oss alle uavhengig av hvilken rolle vi har på arbeidsplassen. Dette vil gjøre deg i stand til å forstå deg og dine ansatte bedre.
- Du vil lære viktige ting om arbeidspsykologi, og få konkrete råd og tips til de samtalene som krever litt ekstra av
- Målsettingen med kurset er at du skal oppleve å stå stødigere i fremtidig oppfølging av medarbeidere, og slik forhindre situasjoner som blir tidkrevende og kostbare. Les mer HER
Trenger du veiledning og råd, ta kontakt med e2 Helses bedriftshelsetjeneste ved psykolog Karianne eller HR/HMS-rådgiver Cecilie på tlf. 977 29282 eller mail cvb@e2.no.
